Skoči na vsebino

NAVODILO ZA IZVAJANJE KODIFIKACIJE

NAVODILO ZA IZVAJANJE KODIFIKACIJE

1 KODIFIKACIJA MATERIALNIH SREDSTEV V UPORABI

V MINISTRSTVU ZA OBRAMBO

2 SPLOŠNI POGOJI
Številka: 017-04-20/983 NAČELA IN OSNOVE
Datum: 17.12.19984 IZVAJANJE KODIFIKACIJE MATERIALNIH SREDSTEV
5 Priloga 1 - KODIFIKACIJSKA KLAVZULA
Dr. Alojzij Marinček6 Priloga 2 - DOKUMENTI
Minister7 Priloga 3 - POSTOPKI ZA KODIFIKACIJO (TABELE)

1. KODIFIKACIJA MATERIALNIH SREDSTEV V UPORABI

1.1 UVOD

 

Eden od elementov za doseganje ciljev interoperabilnosti je zagotovitev visoke stopnje ujemanja (kompatibilnosti) in je hkrati zagotavljanje skupnega tržišča, ki se odraža tudi na vojaškem področju in se kaže predvsem v prizadevanjih za ustanovitev mednarodnih enot ali za sodelovanje pri posebnih operacijah pod okriljem NATA.

 

Ti procesi vplivajo na logistične ukrepe oboroženih sil. Na področju logistike NATO uporablja NATO kodifikacijski sistem (NATO Codification System; v nadaljevanju NKS), ki je skupni temelj pri zagotavljanju potrebnih informacij o materialnih sredstvih vsem uporabnikom skupnega sistema.

 

Prevzem NKS v poslovanje Ministrstva za obrambo omogoča slovenskemu gospodarstvu možnost sodelovanja in kandidiranja na javnih razpisih Ministrstva za obrambo in zunaj države.

 

NKS se v Ministrstvu za obrambo uporablja v naslednjih procesih:

  • načrtovanja /planiranja/;
  • izvajanja javnih naročil /nabava in oskrba/;
  • skladiščenja in transporta;
  • vzdrževanja materialnih sredstev;
  • izločanje materialnih sredstev iz uporabe /odpisa/;
  • inventure /primerjava dejansko-načrtovano/;
  • standardizacija materialnih sredstev.

Rezultati uporabe NKS se na finančnem področju odražajo v intenzivnem izkoriščanju industrijske, standardizacije materialnih sredstev in zmanjšanju skladiščnih zalog.

 

Logistika je sistem ukrepov in funkcij s pomočjo katerih se zagotavlja oskrba slovenskih obrambnih sil z materialnimi sredstvi, ki se dostavlja le-tem v uporabnem in neoporečnem stanju. NKS je del tega sistema in prestavlja sistem razvrstitve materialnih sredstev, s pomočjo katerega se po enoznačnih merilih preko obdelave podatkov združujejo informacije o materialnih sredstvih, ki so na razpolago vsem uporabnikom NKS-a.

 

NKS podpira zahteve gospodarnega in smotrnega ravnanja/rokovanja z materialnimi sredstvi, predvsem zaradi uporabe standardiziranih pripomočkov in metod za identifikacijo materialnih sredstev, kakor tudi ustvarjanja večjih možnosti ter vzpostavitve plana opremljanja in s tem povezanih nabav. Tovrstne zahteve pa je možno izpolnjevati le pod pogojem, da se postopek kodifikacije začne pravočasno, da se izvaja po predpisih in da se ti rezultati stalno uporabljajo.

 

Zasnova kodifikacije v Ministrstvu za obrambo:

  • določa udeležence v procesu kodifikacije;
  • določa pristojnosti in odgovornosti sodelujočih pri izvajanju nalog v procesu kodifikacije;
  • ureja vzpostavljanje sistema NKS.

2. SPLOŠNI POGOJI

Informacije o materialnih sredstvih so podatki, ki opisujejo materialno sredstvo z določenim namenom. Za slovenske oborožene sile se te informacije o materialnih sredstvih zbirajo in obdelujejo centralno v skladu s sistematiko NKS.

 

Centralna informacija omogoča konkretno uporabo podatkov o materialnih sredstvih za potrebe oboroženih sil in NATO ter PzM držav. Tako obdelana informacija podpira logistični sistem tako, da omogoča:

  • pretok materialnih sredstev zaradi skupnega razvrstitvenega sistema;
  • izvajanje ekonomičnega ravnanja in uporabo modernih tehnik;
  • enostavno in učinkovito komuniciranje med vsemi udeleženci in vsemi v sistem NKS pridruženimi državami.

Prednost uporabe centralne informacije o materialnem sredstvu se kaže kot:

  • omejevanje števila vnosa istih informacij (zapisov) o posameznem materialnemu sredstvu zaradi vhodne kontrole preverjanja podatkov (ročno ali strojno);
  • racionalizacija zalog preko preverjanja stanja sredstva na zalogi (ročno/strojno v skladišču);
  • zmanjšanje stroškov nabave zaradi izkoriščanja količinskih nakupov in informacij o vseh možnih dobaviteljih.

Organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo je v Ministrstvu za obrambo pristojna za organiziranje in vodenje kodifikacije tako, da deluje kot:

  • mesto kodifikacije/nacionalni kodifikacijski biro (National Codification Biro, NCB) za obseg poslovanja Ministrstva za obrambo;
  • nacionalni kodifikacijska ustanova/organ za izmenjavo podatkov z drugimi NATO državami in drugimi uporabniki sistema NKS (npr. PzM države).

Prihranki zaradi uporabe NKS se lahko uporabijo za opravljanje posameznih storitev s strani slovenske industrije. Izgradnja NCB - SLO in centralne banke podatkov naj bi se zaključila v do leta 2010.

 

3. NAČELA IN OSNOVE

Materialna sredstva v uporabi  Ministrstva za obrambo se kodificira in zajema v skladu z določili NKS in jih delimo na:

  • materialna sredstva, ki se nabavljajo centralizirano v skladu s projektom temeljnih razvojnih programov (v nadaljevanju:TRP) oziroma v skladu s planom opremljanja;
  • materialna sredstva, ki se nabavljajo necentralizirano v skladu s finančnim načrtom in predstavljajo le materialna sredstva splošne porabe.

Predpogoj za začetek postopka kodifikacije je zahteva strokovnega nosilca, da preko izvajalca naročila TRP oziroma področja nabave, od pogodbenika zagotovi možnost pridobitve digitalnih informacij o materialnih sredstvih, ki so predmet nabave.

 

V primeru, da se pojavi potreba za izvajanje kodifikacije materialnih sredstev, ki niso predmet centraliziranih nabav, podatki o sredstvu podležejo zahtevi minimalnega števila podatkov. Kot minimalno število podatkov se smatra:

  • koda imena sredstva;
  • identifikacijski tip kode;
  • koda za enoto mere;
    koda proizvajalca;
  • kataloška številka materialnega sredstva.

Kodifikacija materialnih sredstev se razčlenjuje na naslednje funkcije:

1. identifikacija; 2. klasifikacija; 3. oštevilčenje; 4. objava rezultatov.

 

1. Identifikacija
Odločujoče lastnosti in značilnosti posameznega materialnega sredstva centralizirane nabave so določene tako, da je na podlagi le-teh možno nedvoumno razlikovanje posameznega materialnega sredstva od vseh ostalih in poteka v skladu s STANAG-om 3151.


2. Klasifikacija
Po določitvi imena sredstva, ki je predmet centralizirane nabave, se klasifikacija le-tega opravi v skladu s STANAG-om 3150.


3. Oštevilčenje
Materialnemu sredstvu, ki je predmet centralizirane nabave, se po identifikaciji in klasifikaciji dodeli 13 mestna številka zaloge - Nato stock number (v nadaljevanju: NSN).

 

Ta številka se sestoji iz 4-mestne klasifikacijske številke oskrbe (supply classification code), ki označujejo skupino in razred, ter  9-mestne identifikacijske številke sredstva (item identification number). Le-ta ostaja vezana na materialno sredstvo, ki je/ni predmet centralizirane nabave tudi v primeru, če se zaradi preklasifikacije številka razreda in skupine sredstva spremeni.


4. Objava rezultatov
Rezultati kodifikacije se zbirajo v centralnem registru podatkov (v nadaljevanju: CR), za katerega je pristojna organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo. Rezultati so na voljo vsem organizacijskim enotam in organom v sestavi Ministrstva za obrambo.


Kodifikacija sredstev je kontinuiran proces, ki se začenja s fazo razvoja materialnega sredstva, ki prehaja v fazo uporabe (spremembe/ modifikacije) in se zaključuje z izločitvijo podatkov o materialnem sredstvu iz CR, ko se materialno sredstvo  izloči iz uporabe (odpis).

 

Ozka grla, ki nastajajo zaradi kadrovskih, časovnih in finančnih omejitev se pri izvajanju kodifikacije rešujejo  po naslednjih prioritetah (stopnje nujnosti):

  • mednarodni projekti, v katerih je vključena Slovenija;
  • nacionalni projekti, kjer sodeluje Ministrstvo za obrambo preko posameznih pristojnih nosilcev;
  • razširjanje obsega kodifikacije posameznega materialnega sredstva v skladu z Zahtevami strokovnega nosilca;
  • vse druge kodifikacjske naloge.

V Ministrstvu za obrambo je za dodeljevanje NSN pristojna organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo. Dodeljevanje kakršnihkoli drugih številk (kod) oziroma uporaba kakršnegakoli drugačnega označevanja sredstev s strani drugih uporabnikov  in drugih organizacijskih enot in organov v sestavi Ministrstva za obrambo je nedopustno.

 

Materialna sredstva, ki so dobavljena iz NATO držav so v načelu kodificirana s strani nacionalnega kodifikacijskega biroja države proizvajalke na podlagi "NATO klavzule (STANAG 4177)".

 

V takem primeru kodifikacijske podatke preskrbi organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo v skladu z določenim NADEX  (NATO DATA EXCHANGE) obsegom in jih daje na razpolago slovenskim uporabnikom.

 

Ta zasnova se za del materialnih sredstev centralizirane nabave razširi tudi z dokumenti, ki veljajo  za izvedbo kodifikacije materialnih sredstev za države članice NATO, ki so navedeni v prilogi 2 tega navodila.

 

4. IZVAJANJE KODIFIKACIJE MATERIALNIH SREDSTEV

4.1   KODIFIKACIJA MATERIALNIH SREDSTEV SLOVENSKE IZDELAVE, PRISTOJNOSTI IN ODGOVORNOSTI

 

Pravočasno zagotavljanje rezultatov kodifikacije je za ugotavljanje ustreznosti materialnega sredstva za nabavo in s tem uporabo  vitalnega pomena, zato mora organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo sodelovati v procesu izdelave plana opremljanja v Ministrstvu za obrambo (faza definiranja potreb) od samega začetka planiranja uporabe novega materialnega sredstva.

 

Strokovni nosilec v postopku planiranja, razvoja, nabave, uvajanja in uporabe materialnega sredstva postavlja zahteve za kodifikacijo.

 

Na osnovi plana opremljanja strokovni nosilec določi obseg sestavnih delov, ki so predmet preskrbe in s tem tudi predmet kodifikacije.

 

Strokovni nosilec zagotavlja, da izvajalec naročila  s pogodbo obveže pogodbenika, da ta dostavi točne informacije o materialnem sredstvu v digitalni obliki organizacijski enoti, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo.

 

V primeru, da pogodbenik predlaga unikatno preskrbo z materialnim sredstvom (Narrow Supply Conncept),in strokovni nosilec sledi tej zahtevi, mora pogodbenik zagotoviti tehnično dokumentacijo, s katero opraviči svojo zahtevo.

 

Izvajalec naročila mora na podlagi s pogodbo določene kodifikacijske klavzule zagotavljati pogoje za izvedbo ustreznega obsega kodifikacije v skladu z zahtevami  strokovnega nosilca. Kodifikacijska klavzula je kot priloga 1 sestavni del tega navodila in je hkrati predmet razpisne dokumentacije, ki jo opredeljuje VI. poglavje Pravilnika o postopkih javnih naročil v Ministrstvu za obrambo, št.017-02-6/98 z dne 16.07.1998.

 

Pogodbenik je tudi v primeru spremembe plana opremljanja, na podlagi pogodbe za vsak postopek kodifikacije rezervnih delov, zavezan, da so informacije potrebne za izvedbo oštevilčenja preko CR podane v obliki in na način, ki je sistemsko sprejemljiv (z vidika kodifikacijskega in informacijskega sistema) in je v skladu  s tem navodilom.

 

Relacija med podatki pogodbenika in CR obstaja vse do izločitve materialnega sredstva iz uporabe (odpis). Digitalno pripravljene informacije se morajo stalno ažurirati.

 

Organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo mora izdati oziroma predpisati podrobna izvedbena navodila za izvajanje identifikacije, ki omogočajo dostavo digitalnih informacij o materialnih sredstvih s strani pogodbenika tako, da:

  • nudi imenski priročnik (priročnik imen);
  • nudi oznake proizvajalcev;
  • nudi navodila za identifikacijo;
  • zagotavlja trajno izmenjavo podatkov za naknadne ali spremenjene informacije o že oštevilčenih materialnih sredstvih.

Rezultati kodifikacije so na razpolago vsem organizacijskim enotam in organom v sestavi Ministrstva za obrambo:

  • v okviru obstoječih logističnih postopkov;
  • v primeru zahteve za izdelavo posebnih ocen in  projektov;
  • kot objave na nosilcu podatkov.

Potek postopka kodifikacije materiala slovenske izdelave je kot priloga 3, ki je sestavni del tega navodila.

 

4.2   KODIFIKACIJA MATERIALNIH SREDSTEV, IZDELANIH V NATO DRŽAVAH

 

Nabave materialnih sredstev iz NATO držav so definirane kot:

  • centralne nabave na podlagi pogodb, sklenjenih med MORS in NATO državami ali NAMSA-o (NATO MAINTENANCE AND SUPPLY AGENCY) ali
  • kot nabave pri posameznem pogodbeniku iz NATO države.

Strokovni nosilec v fazi razvoja in nabave ter izdelave plana opremljanja z materialnimisredstvi postavlja/definira zahtevo za kodifikacijo materialnega sredstva na podlagi logističnih zahtev.

 

Strokovni nosilec določi obseg materialnih sredstev, ki jih je na osnovi plana opremljanja potrebno kodificirati.

 

Organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo zaprosi za izvedbo kodifikacije pri ustreznem kodifikacijskem biroju. Obenem pri tem biroju zaprosi za registracijo odjemalca/uporabnika tako pripravljenih podatkov za RS.

(V primeru prvih novih dobav je uporabnik podatkov praviloma organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo). Organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo zajema prenesene kodifikacijske podatke v CR in jih daje na razpolago v skladu s to zasnovo.

 

V primeru, da materialna sredstva še niso kodificirana, je dolžnost pogodbenika, da sproži postopek kodifikacije pri odgovornem kodifikacijskem biroju.

Potek postopka kodifikacije materialnih sredstev, izdelanih v NATO državah je kot  priloga 4 sestavni del tega navodila.

 

V primeru  sprememb postopkov kodifikacije materialnih sredstev, določenih s tem navodilom, je organizacijska enota, ki je zadolžena za standardizacijo in kodifikacijo pristojna za pripravo ustreznih ukrepov in pravil, ki jih objavi in so zavezujoči za celotno področje kodifikacije materialnih sredstev  v Ministrstvu za obrambo.